Trocar de administradora de condomínio: passo a passo da assembleia

Decide-se trocar de administradora, mas ninguém sabe exatamente o que fazer. O síndico pede para a própria administradora ajudar a organizar a saída dela. A empresa nova diz que "resolve tudo". A convenção fica numa pasta que ninguém abre há anos. Resultado: assembleia convocada com quórum errado, deliberação inválida, briga judicial.

Trocar de administradora é legítimo e às vezes necessário — mas tem um roteiro certo. Seguir ele evita que a transição vire um problema maior do que a própria administradora ruim.

Por que a troca exige assembleia

A administradora é contratada pelo condomínio, representado pelo síndico. Mas a decisão de contratar ou demitir uma prestadora de serviço de longo prazo — especialmente quando envolve rescisão contratual e escolha de nova empresa — precisa de legitimação da coletividade.

A maioria das convenções condominiais exige aprovação em assembleia ordinária ou extraordinária para mudanças de prestadores relevantes. Ignorar isso abre espaço para questionamentos posteriores.

Passo 1: leia o contrato atual antes de qualquer coisa

Antes de convocar assembleia, o síndico ou o conselho fiscal precisa ler o contrato com a administradora atual. Pontos críticos: - Qual o prazo mínimo de vigência? - Qual a multa por rescisão antes do fim do prazo? - Qual o prazo de aviso prévio exigido? - Há cláusula de exclusividade ou não-concorrência?

Com essas informações em mão, é possível calcular o custo real da troca e o melhor momento para notificar a administradora atual.

Passo 2: coleta de propostas antes da assembleia

Não convoque assembleia para "discutir a troca" sem ter alternativas concretas. Reúna pelo menos duas ou três propostas de novas administradoras, com escopo detalhado e preço.

Apresentar opções claras na assembleia agiliza a deliberação e mostra que o síndico fez o dever de casa. Chegar na reunião só com "vamos trocar, mas ainda não sei por quem" gera debate interminável.

Passo 3: convocação correta da assembleia

A convocação deve seguir o que diz a convenção — em geral, 8 a 10 dias de antecedência, por meio físico (carta na caixa de cada unidade) ou digital se a convenção permitir. O edital deve conter:

• Data, hora e local
• Pauta detalhada (ex.: "deliberação sobre rescisão do contrato com a administradora X e escolha de nova prestadora")
• Documentação de suporte (propostas, relatório de problemas, etc.)

Pauta genérica como "assuntos gerais" não basta para validar a deliberação.

Passo 4: quórum e votação

O Código Civil (art. 1.352 e 1.353) define que decisões sobre contratos de administração normalmente requerem maioria absoluta dos condôminos presentes, desde que em primeira convocação haja quórum mínimo (metade das frações ideais). Em segunda convocação, basta maioria dos presentes.

Verifique se a sua convenção é mais restritiva — algumas exigem dois terços para qualquer mudança de prestador relevante.

Registre tudo na ata: presença, votações, resultado. A ata assinada é o documento que valida a decisão.

Passo 5: notificação formal e transição

Com a deliberação aprovada, notifique a administradora atual por escrito — preferencialmente por carta com AR ou e-mail com confirmação de leitura. Inicie o período de aviso prévio conforme o contrato.

Durante esse período, a nova administradora deve receber: - Extrato bancário completo e histórico de movimentações - Lista de fornecedores ativos com valores e vencimentos - Documentação do condomínio (CNPJ, convenção, regimento, atas anteriores, alvarás, AVCB) - Folha de ponto e contratos dos funcionários - Contas a pagar e a receber em aberto

Peça um checklist de entrega formal, assinado por ambas as partes. Isso protege o condomínio caso apareça algum débito ou pendência depois.

Quando a troca é mais complicada

Trocar antes do fim do prazo contratual tem custo — em geral, multa equivalente a 2 ou 3 meses de honorários. Em casos de falha grave e documentada (fraude, omissão, descumprimento contratual), é possível rescindir por justa causa, sem multa — mas é prudente ter um advogado avaliando antes de notificar.

Outra situação delicada: quando a administradora atual também é quem gerencia a conta bancária do condomínio com procuração. Nesse caso, a revogação da procuração e a abertura de nova conta precisam ser feitas em paralelo à transição, com cuidado para não travar pagamentos no meio do processo.

Para entender melhor o que a nova administradora deve entregar após assumir, veja o guia sobre prestação de contas do condomínio. E para escolher bem a substituta, o post sobre como escolher a administradora de condomínio tem o roteiro completo.

Gestão condominial séria começa com decisões coletivas bem registradas. A categoria de gestão do blog tem mais guias para síndicos e proprietários que querem administrar com mais segurança.

Perguntas frequentes

Precisa de assembleia para trocar de administradora de condomínio?

Em geral sim. A maioria das convenções condominiais exige deliberação em assembleia para mudanças de prestadores de serviço relevantes. A votação costuma exigir maioria absoluta dos presentes, mas verifique o que diz a sua convenção.

Quanto custa trocar de administradora antes do fim do contrato?

Depende do contrato. A multa por rescisão antecipada costuma corresponder a 2 ou 3 meses de honorários. Em casos de descumprimento grave pela administradora, é possível rescindir por justa causa sem multa — mas consulte um advogado antes.

Quais documentos a administradora saindo precisa entregar?

Extratos bancários, lista de fornecedores, contratos de funcionários, documentação do condomínio (CNPJ, convenção, atas, alvarás) e contas em aberto. Exija um checklist assinado pelas duas partes para evitar disputas depois.

Quanto tempo leva a transição entre administradoras?

Em geral, de 30 a 60 dias — o prazo de aviso prévio é o limitante. Durante esse período, a nova administradora deve estar recebendo os documentos e preparando a conta bancária do condomínio para a virada.