Como auditar a prestacao de contas da sua administradora

Todo mes entra o repasse. Voce olha o valor na conta, esta mais ou menos o que esperava, e segue a vida. Esse habito e conveniente -- e e exatamente por isso que erros e cobranças indevidas ficam meses sem serem detectados.

Auditar a prestacao de contas da sua administradora nao e desconfiar de ninguem. E o minimo que um proprietario informado faz para proteger seu patrimonio. O roteiro abaixo leva menos de 20 minutos por mes quando voce sabe o que procurar.

O que a prestacao de contas deve conter

Antes de auditar, voce precisa saber o que e obrigacao da administradora entregar. Um informe mensal completo deve ter:

• Valor bruto do aluguel recebido do inquilino
• Data do recebimento
• Taxa de administracao descontada (com aliquota explicita)
• Eventuais descontos (IPTU, condominio, reparos autorizados)
• Valor liquido repassado ao proprietario
• Data do repasse
• Comprovante ou recibo de cada desconto realizado

Se o informe que voce recebe nao tem todos esses campos -- ou e so um numero depositado sem detalhamento -- isso ja e um problema.

Passo a passo da auditoria mensal

1. Confira o valor bruto O aluguel bruto deve ser o valor do contrato de locacao atual. Se houver reajuste (IGP-M ou IPCA anual), o novo valor deve aparecer a partir do mes em que o reajuste foi aplicado, com a variacao percentual explicita.

2. Confira a taxa de administracao A taxa deve ser exatamente o percentual acordado em contrato, aplicado sobre o valor bruto. Calcule voce mesmo: se o aluguel e R$ 2.800 e a taxa e 10%, o desconto deve ser R$ 280. Qualquer diferenca pede explicacao.

3. Verifique cada desconto extra Para qualquer valor descontado alem da taxa (reparos, IPTU, condominio em atraso), peca o comprovante. Voce tem direito a ver nota fiscal ou recibo de cada servico realizado no imovel.

4. Confira a data do repasse O contrato de administracao define o dia do repasse (geralmente entre o 10o e o 15o). Repasses sistematicamente atrasados, mesmo por poucos dias, podem indicar problemas de caixa da administradora.

Erros comuns que passam despercebidos

• Taxa de administracao calculada sobre valor errado: se o aluguel foi reajustado mas a taxa continuou sendo calculada sobre o valor antigo, ha erro (pode ser a favor do proprietario tambem -- mas precisa ser verificado).
• Retencao de desconto sem comprovante: "reparo na torneira, R$ 350" sem nota fiscal e uma cobranca sem prova.
• Mes duplo de IPTU: nos municipios que cobram IPTU anual parcelado, o proprietario pode receber dois descontos no mesmo mes se a administradora parcelou de forma diferente da esperada.
• Taxa cobrada em mes de vacancia: verifique no contrato se a taxa incide mesmo sem locatario. Se sim, sobre qual base? Se nao, nenhum desconto de administracao deveria aparecer no mes vago.

Como pedir explicacao sem criar atrito desnecessario

A maioria dos erros e operacional, nao dolosa. Antes de acusar, pergunte. Um e-mail direto funciona bem:

"Ola [nome], ao revisar o informe de outubro, notei que o desconto de R$ X referente a [item] nao veio acompanhado de comprovante. Poderia me enviar? Obrigado."

Se a resposta demorar mais de 48 horas uteis ou for evasiva, escale para o gestor ou diretor da empresa. Insistencia sem resposta e sinal de alerta -- veja outros indicadores em nosso artigo sobre sinais de que sua administradora nao esta entregando.

Uma vez por ano: a auditoria completa

Alem da checagem mensal, faca uma auditoria anual mais funda: - Compare o total de alugueis recebidos com o total de repasses e descontos do ano - Confira se o informe anual bate com o que voce lancou no carne-leao mes a mes - Verifique se o reajuste contratual foi aplicado no mes correto e na proporcao certa

Para proprietarios com mais de um imovel, essa verificacao e ainda mais importante. E para quem quer entender o contexto mais amplo de gestao de qualidade, a pagina de investimento da Stay Luvi explica como funciona uma prestacao de contas transparente.

Perguntas frequentes

O que deve constar na prestacao de contas mensal da administradora?

Valor bruto do aluguel, data do recebimento, taxa de administracao discriminada, todos os descontos com comprovantes, valor liquido repassado e data do repasse.

A administradora pode descontar reparos sem minha autorizacao?

Reparos emergenciais de pequeno valor podem ser feitos com notificacao posterior, dependendo do que esta em contrato. Qualquer reparo acima de um limite acordado precisa de autorizacao previa do proprietario.

A taxa de administracao pode ser cobrada mesmo com o imovel vago?

Depende do que esta no contrato. Algumas empresas cobram sobre um valor de referencia mesmo na vacancia; outras so cobram com locacao efetiva. Esse ponto deve ser lido antes de assinar.

Com que frequencia devo auditar a prestacao de contas da administradora?

O ideal e uma checagem rapida mensal (conferir taxa e descontos) e uma auditoria mais completa anual, comparando totais do ano com o que foi lancado no carne-leao.